Comprender los elementos básicos de la pantalla de Excel 

Conozca las partes más importantes de la interfaz de Excel

Si es un usuario relativamente nuevo de Excel y de las hojas de cálculo, es posible que no sepa el propósito de todo lo que aparece en la pantalla. Lo más probable es que encuentre formas más simples o más efectivas de trabajar con sus hojas de cálculo una vez que descubra más sobre la interfaz y sus trucos. Aquí hay un vistazo rápido a las partes de Excel.

Elementos de la pantalla de Excel

La pantalla de Excel está llena de posibilidades. Una vez que sepa para qué sirve cada sección, creará hojas de cálculo de aspecto profesional en poco tiempo.

Cuando abre Excel por primera vez y comienza con una hoja de trabajo en blanco, esto es lo que verá:

En la parte superior de la pantalla, encontrará la cinta que contiene todos los comandos, fórmulas y funciones que necesitará para crear hojas de cálculo con gran cantidad de datos. La parte principal de la pantalla es la hoja de trabajo donde ingresará, editará y analizará sus datos.

Estas son las otras partes de la pantalla de Excel que usará al crear hojas de trabajo:

Célula activa

La celda activa se reconoce por su contorno verde. Los datos siempre se ingresan en la celda activa. Las diferentes celdas se activan cuando las selecciona.

Hay varias formas de seleccionar celdas. El método que utilice depende del dispositivo que utilice y sus preferencias. Estas son las diferentes formas de seleccionar una celda y activarla:

• Haga clic en una celda con el mouse.
• Toque una celda con el dedo o el lápiz.
• Presione las teclas de flecha en el teclado para moverse a la celda.

Las células son la base de Excel

Las celdas son cajas rectangulares ubicadas en el área central de una hoja de trabajo. Las celdas contienen etiquetas, datos y fórmulas. Para que los datos de la hoja de trabajo se destaquen, las celdas se pueden formatear para cambiar el texto o agregar un color de relleno. Las celdas también pueden contener gráficos e imágenes que explican los datos de la celda.

Algunas notas importantes que debe conocer sobre las células incluyen:

• Los datos ingresados ​​en una hoja de trabajo se almacenan en una celda. Cada celda contiene solo un dato a la vez.
• Una celda es el punto de intersección de una columna vertical y una fila horizontal.
• Cada celda de la hoja de trabajo se identifica mediante una referencia de celda , que es una combinación de letras y números, como A1, F456 o AA34.

Letras de columna

Las columnas se ejecutan verticalmente en una hoja de trabajo y cada una se identifica con una letra en el encabezado de la columna, como A, B, C y D.

Barra de formulas

La barra de fórmulas se encuentra encima de la hoja de trabajo y muestra el contenido de la celda activa. La barra de fórmulas  también se usa para ingresar o editar datos y fórmulas.

Nombre de Caja

El cuadro de nombre se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas. El cuadro de nombre muestra la referencia de celda o el nombre de la celda activa. En la imagen de arriba, la celda G2 es la celda activa.

Acceso rapido a la barra de herramientas

La barra de herramientas de acceso rápido agrega comandos de uso frecuente a la parte superior de la pantalla de Excel. Haga que su trabajo sea más rápido agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido en lugar de buscar en las pestañas para encontrar lo que necesita. Para encontrar estos comandos de uso frecuente, seleccione la flecha hacia abajo Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

Cinta

La cinta de opciones es la tira de botones e íconos ubicada sobre la hoja de trabajo. Cuando se hace clic en ellos, estos botones e íconos activan las diversas funciones del programa. Introducida por primera vez en Excel 2007, la cinta reemplazó los menús y barras de herramientas que se encuentran en Excel 2003 y versiones anteriores.

Lengüetas de Cinta

Las pestañas de la cinta son parte del menú de la cinta horizontal que contiene enlaces a varias funciones del programa. Cada pestaña, como Inicio, Diseño de página y Fórmulas  , contiene una serie de funciones y opciones relacionadas que se activan al hacer clic en el icono correspondiente.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo se introdujo en Excel 2010, reemplazando al Botón de Office de Excel 2007, y funciona de manera diferente a las demás pestañas. En lugar de mostrar opciones en la cinta horizontal, la pestaña Archivo abre una pantalla diferente.

Esto es lo que encontrará en la pestaña Archivo:

• Elementos relacionados con la gestión de archivos y documentos, como abrir archivos de hojas de trabajo nuevos o existentes, guardar e imprimir.
• El elemento Opciones altera el aspecto del programa. Desde aquí, elegirá qué elementos de la pantalla mostrar, como barras de desplazamiento y líneas de cuadrícula; también contiene opciones que activan una serie de configuraciones, incluido el recálculo automático de los archivos de la hoja de trabajo y la elección de los idiomas que se utilizarán para el corrector ortográfico y la gramática.

Números de fila

Las filas se ejecutan horizontalmente en una hoja de trabajo y se identifican con un número en el encabezado de la fila .

Fichas de hoja

Se abre un nuevo libro de Excel con una sola hoja de trabajo, pero los libros de trabajo pueden contener varias hojas de trabajo. Cada hoja de trabajo tiene su propia pestaña en la parte inferior de la pantalla. La pestaña Hoja muestra el nombre de la hoja de trabajo, como Hoja1 u Hoja2.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para trabajar con hojas de trabajo:

• Agregue hojas a un libro de Excel para mantener separados los conjuntos de datos. Seleccione Nueva hoja que se encuentra junto a las pestañas de Hoja. Si prefiere los atajos de teclado, presione Mayús + F11 o Alt + Mayús + F1 para agregar una nueva hoja de trabajo a la izquierda de la hoja seleccionada.
• Cambie el nombre de una hoja de cálculo o cambie el color de la pestaña para facilitar el seguimiento de los datos en archivos de hojas de cálculo grandes.
• Cambie entre hojas de trabajo para encontrar los datos que necesita. Seleccione la pestaña de la hoja a la que desea acceder. Si prefiere utilizar los atajos de teclado, pulse Ctrl + Re Pág o Ctrl + Av Pág para cambiar entre hojas de cálculo .

Barra de Estado

La barra de estado, que se extiende horizontalmente a lo largo de la parte inferior de la pantalla, se puede personalizar para mostrar una serie de opciones, la mayoría de las cuales muestran información sobre la hoja de trabajo actual, los datos que contiene la hoja de trabajo y el teclado. La información del teclado incluye si las teclas Bloq Mayús, Bloq Desplazamiento y Bloq Num están activadas o desactivadas.

Control deslizante de zoom

Ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla de Excel, el control deslizante Zoom cambia la ampliación de una hoja de trabajo cuando arrastra el cuadro del control deslizante hacia adelante y hacia atrás, o selecciona Reducir o Acercar ubicado en cualquier extremo del control deslizante.